Clarion School for boys, Inc Milwaukee Division;

Key person : John Young controller dari CSFB, MD
Sean McHardy, pengawas dan Chief Operating Officer CMD.

McHardy menelepon dan mengkonfirmasi Young agar mempersiapkan dan memperbarui presentasi perencanaan sistem informasi jarak jauh (IS), kemudian menyesuaikannya perencanaan tersebut dengan sistem komputasi yang diupgrade berdasar fiskal tahun depan. Disamping itu ia meminta agar Young memformalkan perencanaan secara penuh, lengkap dengan penilaian mengenai situasi saat ini, serta proyek-proyek masa depan dan anggaran.

Sebagai controller, Young tahu bahwa anggota dewan direksi sangat khawatir akan investasi terbaru CMD di teknologi informasi, apalagi investasi ini telah terlunasi. Sejak 1999, ketika dewan menyetujui investasi cukup besar di hardware dan software, ada sedikit pemantauan formal terhadap manfaat sistem ini.

Young telah bergabung dengan CSFB-MD sejak bulan Agustus 1997. Sebelumnya, ia pernah menjadi asisten controller di American Chemical Company, Chicago, posisi yang dipegangnya selama 5 tahun setelah mendapat gelar MBA di bidang keuangan dari sekolah bisnis ternama Midwestern. Setelah lelah atau jenuh selama 5 tahun berkutat pada pekerjaan sama, dia memutuskan untuk berpindah posisi yang menuntut tanggung jawab lebih besar. Meskipun di MD sendiri dia harus banyak menghabiskan waktu untuk berselisih paham dibandingkan perencanaan strategi bisnis, bahkan posisi yang dipegangnya sekarang sedikit berbeda dengan apa harapannya, terkait dengan wujud penghargaan yang tidak nampak jelas seperti di AC perusahaan sebelumnya, akan tetapi Young merasa bahagia mampu menjalin kerjasama yang baik dengan para sahabat di CM dan menikmati aktivitas hariannya.

CSFB
CSFB didirikan pada tahun 1989 oleh sekelompok investor dari Chicago, sebagai tempat berlindung bagi anak laki-laki yang “bermasalah”, kesemuanya dibesarkan di panti asuhan tetapi dari segi kekayaan tercukupi selama hidup mereka. Visi mereka adalah menciptakan lingkungan untuk anak laki-laki yang telah mendapat masalah dengan perencanaan diagnosis, pengobatan serta sebaik mungkin memberikan disiplin dan dukungan yang diperlukan agar mereka menjadi anggota masyarakat yang produktif. Mereka merasa bahwa mereka dapat beroperasi secara efisien dan pada prosesnya sekolah-sekolah ini berorientasi pada small profit (semi sosial). Selama 10 tahun mendatang, Clarion mendirikan beragam progam perawatan sebagai bentuk dedikasi dan kesetiaan kelompok investor ini. Sekolah pertama dibuka di dekat Chicago, Illinois, pada tahun 1991. Kemudian, Clarion membuka sekolah tambahan di dekat Detroit, Michigan (1995), Indianapolis, Indiana (1998); dan St Louis Missouri (2000).

Dalam sistem Clarion; MD adalah sekolah tertua kedua yang dibuka di tahun 1993. Sekolah ini berlokasi di lahan bekas biara dan terdiri dari beberapa bangunan, menempati tanah seluas 80 hektar yang terletak di pinggir kota. Seperti di negara-negara lain, CMD bergantung pada keuangan beberapa orang tua untuk pendidikan (donator). Namun sebagian besar pendapatan berasal dari pungutan harian instansi pemerintah yang dibayarkan untuk perumahan dan perawatan bagi anak laki-laki (bermasalah).

CSFB MD telah diklasifikasikan sebagai institusi swasta yang bermanfaat menyediakan sarana fasilitas pemeliharaan bagi anak usia 10 sampai 18 tahun. Pada tahun 2003 terdapat 128 pekerja baik tetap maupun partime untuk melayani penyediaan perawatan dan pengobatan 120 murid.

Dari sembilan fasilitas perawatan anak yang beroperasi di Wisconsin, CM adalah terbesar kedua dari segi pendaftaran dan yang ketiga paling mahal biaya belanja hariannya. Tidak seperti CM, sebagian besar fasilitas perawatan anak lainnya tidak dirancang untuk membantu anak-anak yang memiliki permasalahan perilaku. Akibatnya, CM sering difungsikan sebagai jalan terakhir sebelum anak ditempatkan di sebuah rumah sakit jiwa atau negara lembaga pemasyarakatan.

Kemampuan CM dalam mengelola kasus-kasus sulit, sebagian besar diakibatkan adanya program perawatan menyeluruh. Upaya pengobatan didukung oleh staf pengajar program sekolah yang dikelola bersama dengan fasilitas manajemen krisis modern dan perangkat pelacakan. Strategi CM yang dapat membedakan antara diri dan para pesaingnya adalah menekankan pentingnya penggunaan teknologi informasi modern dan kombinasi dari sikap staf yang penuh perhatian. Karena biasanya sekolah dipenuhi dengan para siswa berpotensi berbahaya/ bermasalah sehingga kemampuan untuk menghubungi staf pendukung dan catatan akses siswa perlu secara cepat, karena dianggap penting untuk mewujudkan kinerja yang efektif.

Seiring dengan biaya operasional dan kebutuhan modal yang terus meningkat sekolah Milwaukee menjadi lebih bergantung pada peningkatan biaya belanja harian dan lebih tingginya pendaftaran dapat menyeimbangkan anggaran. Selama pungutan pajak (fiscal) tahun 2002-2003 (berakhir 30 Juni, 200), Clarion membebankan penempatan baik agensi maupun keluarga $ 100,50 per hari untuk setiap siswa yang mendaftar program perawatan biasa. Bagi mahasiswa yang terdaftar dalam program ISIS, premi perawatan / fasilitas rehabilitasi $ 167,00 per hari, resmi dibuka pada tahun 2001 bagi siswa yang masuk lembaga khusus kenakalan remaja. Total pendapatan belanja harian (per diem) untuk fiskal tahun 2002 -2003 dianggarkan $ 3891000, tapi proyeksi pendaftaran sudah berjalan dengan baik. Akibatnya, minat cukup besar memperluas kemampuan sekolah pada fiskal tahun 2003-2004.

Semua belanja modal dialokasikan dari Dana Aset Modal Clarion, Inc Setiap divisi bersaing dengan operasi lain untuk mengakses dana ini. Clarion Milwaukee mengusulkan lima proyek-proyek besar untuk tahun anggaran 2003-2004; pembelian lebih dari 32 komputer pribadi, upgrade pemrograman beberapa perangkat lunak aplikasi kunci, upgrade hardware untuk IBM AS / 400 sistem komputasi, serta renovasi unit untuk memperluas program ISIS, dan pembangunan rumah yang akan menampung 10 siswa tambahan untuk program reguler. Young akan memiliki tanggung jawab untuk mengelola masing-masing proyek-proyek bermodal besar itu. Semua proyek modal melebihi $ 25,000 harus disetujui oleh dewan direktur Clarion, Inc. Dewan sendiri mengkaji setiap permintaan modal dengan hati-hati.

Sistem Informasi (IS) Perencanaan
Dengan biaya tenaga kerja yang mewakili 68 persen dari anggaran operasional sekolah. Young memilih sistem komputerisasi sebagai salah satu cara untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas staf dalam mengakses informasi serta meningkatkan komunikasi di antara staf. Ini bukan bermaksud menegaskan bahwa menggunakan otomatisasi dapat mengurangi biaya langsung (misalnya dengan mengurangi staf). Rekomendasi Young pada Januari 1998, Clarion, inc, dewan direksi menyetujui pembelian komputer IBM AS/400 dan perangkat lunak aplikasi yang terkait. Karena Clarion, Inc memiliki banyak tuntutan permodalan, Young tahu bahwa pengeluaran modal untuk komputer sulit untuk dibenarkan/ diterima, terutama jika pembelian tidak terhubung langsung ke aliran pendapatan baru. Namun demikian, anggota direksi diperkenalkan sisi menarik/ keuntungan dari proyek sistem informasi baru, bahkan sebelum dilakukan persetujuan pada tahun 1998.

Young mulai menggambarkan kemampuan sistem secara rinci, keuntungan yang didapat dewan direksi akan naik lebih tinggi.. Dengan demikian, staf dari semua program perawatan mendukung dan antusias akan keuntungan yang didapat dari usulan tersebut. Mendapat dukungan sebagian besar staf pengobatan, akhirnya dewan direksi menyetujui proyek itu.

Tujuan dari investasi hardware dan software agar staf dapat menghemat waktu dalam bekerja, dengan menggunakan peralatan tersebut. Disamping itu, komunikasi elektronik ini mampu mempercepat tugas-tugas rutin juga menyediakan lebih mudah, lebih cepat akses ke data siswa karena sudah terkomputerisasi. Fungsi utamanya pada waktu itu sebagai surat elektronik, akses database mahasiswa, analisis data yang diselenggarakan di database mahasiswa, dan penjadwalan pertemuan. Aplikasi Software dibeli untuk masing-masing fungsinya serta dukungannya dalam paket akuntansi dan sumber daya manusia. Sistem AS / 400 dilengkapi dengan 60 personal komputer yang telah dibeli sejak tahun 1993 hingga 1997.

Dalam rangka menyinkronkan pelaksanaan proyek akuisisi komputer tahun 1998 dengan kebutuhan semua departemen, dewan direksi Clarion menyetujui rencana organisasi jangka panjang MD. Sebuah usaha bersama antara anggota dewan, staf dari semua tingkatan untuk mengadopsi rencana 5 tahun pertama divisi ini. Rencana komprehensif ini berfokus pada kedua isu; administratif dan perawatan dan kemudian disetujui pada Januari 1998.

CM's Computer System
Meskipun tidak dianggap lagi oleh beberapa negara sebagai ilmu jaringan komputer, namun kebiasaan CM merancang jaringan tersebut untuk kebutuhan aplikasi di tahun 1998. Sistem terdistribusi pada jaringan luas dan mencakup 60 personal computer terkait satu dengan lain dan dilengkapi printer laser. Setiap komputer diprogram dengan Microsoft Windows versi lama sebagai aplikasi perangkat lunak Microsoft Office. Menurut wakil penjualan IBM, arsitektur jaringan diperbolehkan untuk ditambahkan dari waktu ke waktu lebih dari 40-50 personal computer. Tambahan AS / 400 komputer juga bisa menyediakan jaringan komunikasi dari rekan satu ke rekan lain jika kekuatan komputasi pusat urgent dibutuhkan oleh sekolah.

AS / 400 komputer CM terletak di depan gedung kantor, di mana 14 personal computer juga terdapat disana. (lihat gb.1) Konsol sistem utama yang digunakan untuk program awal dan file backup dibebankan oleh Jean Baker (senior bookkeeper yang bekerja untuk Young) dan Clarion M's PBX unit (untuk sistem telepon) terletak di front office. White house di mana kantor asisten inspektur dan controller terletak, disediakan komputer 10 personal computer.

Pusat pendidikan CM terdiri dari semua ruangan kelas dan sejauh ini gedung tersebut berukuran paling besar di kampus. Dua puluh empat komputer pribadi yang tersedia di kolam renang, dalam ruang staf sebagai pusat guru dan pengawas pendidikan, berbagi sistem personil yang bekerja di bawah penyelia layanan dan staf lain yang bekerja di sayap timur.

Program perawatan ISIS terletak di Hall Sherer. Sebanyak 20 personal komputer tersedia disana, dalam komunitas lingkungan tersebut terbagi penggunaan baik staff pengobatan maupun staf pendukung. Asrama The Knight, Gibson dan Hall Kunkler (setiap rumah dihuni 45 siswa) tidak dilengkapi dengan komputer, tidak pula fasilitas pemeliharaan. Dalam rancangan yang diusulkan, rencananya akan ditempatkan personal komputer di masing-masing asrama agar siswa dapat menggunakan. Karena saat ini tak satu pun dari komputer di CM memiliki akses internet karena takut kalau penghuninya mengakses materi yang tidak pantas.

Organisasi CMD
Bagan 2 menunjukkan bagan organisasi untuk CM. Tugas dari setiap unit digambarkan sebagai berikut;

Departemen Pelayanan Sosial. Departemen pelayanan sosial bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka yang di bawahnya menerima perawatan pengobatan yang tepat Karena keterlibatan departemen ini bersama anak-anak dan menempatkan mereka sebagai lembaga dengan berbagai pilihan pengobatan, akses ke file perawatan pengobatan dalam bentuk email, mail routing, dan dikte sangat penting. Pengawas pelayanan sosial berfungsi sebagai kepala departemen dan merupakan anggota dari dewan administrasi. Dia juga anggota tim perawatan institusional.

Pembimbing layanan sosial langsung menangani konseling dan fungsi kerja kasus, semua berasal data yang masuk dari berbagai kemajuan, bukan itu saja juga melayani anggota tim perawatan institusional dan tim unit perawatan. Sebagian besar dokumen dan laporan merupakan tanggung jawab dari tim unit, dimana membutuhkan entri data pengguna yang kemudian dilaporkan ke pihak konselor.

Program Departemen. Program departemen bertanggung jawab untuk kelompok lingkungan hidup, kegiatan seperti intervensi krisis, rekreasi, dan acara khusus program perawatan. Anggota staf di departemen ini mengawasi karyawan paruh waktu di daerah mereka (pekerja penitipan anak, pekerja rekreasi, dan program pembantu). Salah satu program yang menyebabkan fungsi pengawas sebagai kepala departemen utama dan membutuhkan akses ke komputer data perawatan dan sumber informasi lainnya. Dari tujuh program keseluruhan, supervisor berbagi tanggung jawab pengawasan secara langsung untuk penitipan anak dan data rekreasi.

Departemen pendidikan. Departemen pendidikan bertanggung jawab untuk operasi lengkap program pendidikan CM sepanjang tahun. Karena departemen pendidikan berkoordinasi dengan kegiatan dengan program departemen. Komunikasi efektif antara departemen ini sangat penting. Pengawas pendidikan berfungsi sebagai kepala sekolah untuk sekolah. Dia adalah anggota dari dewan administrasi dan tim perawatan institusional. Dalam departemen ini 20 guru, dibantu oleh guru bantu, memberikan instruksi kepada anak-anak di lingkungan kelas reguler. Beberapa guru memiliki telepon sementara yang lainnya tidak. Sebagian besar komunikasi melalui kontak langsung dan tertulis memo.

Departemen transisi. Departemen transisi bertanggung jawab untuk pengobatan dan perawatan dari dua puluh anak laki-laki yang terdaftar dalam program peralihan CM. Dalam kebanyakan hal, program transisi pengobatan entitas yang terpisah dengan pengawasan sendiri, konseling, dan staf pelayanan, tetapi sebagian besar fungsi tambahan masih dilakukan oleh personel kampus utama. Pengawas transisi berfungsi sebagai kepala departemen dan berada dalam tim perawatan institusional dan dewan administratif.

Departemen ISIS. ISIS departemen diciptakan sebagai tanggapan terhadap perkembangan program rehabilitasi ISIS. Departemen ini melaporkan kepada pengawas pelayanan sosial yang telah memiliki programnya sendiri. Konsultan pelayanan sosial ISIS melakukan beberapa fungsi yang sama seperti rekan-rekan mereka dalam program reguler. Perawatan tertentu memerlukan komputer untuk mengakses ke data perawatan khusus.

Departemen Pengembangan. Departemen pengembangan bertanggung jawab kepada semua sumber daya manusia dengan berbagai tugas termasuk usaha penggalangan dana dan hubungan masyarakat dari CMD sendiri. Direktur pengembangan juga berfungsi sebagai asisten inspektur (pengawasan). Departemen ini memiliki akses ke AS / 400 berdasarkan data sumber daya manusia. Sang direktur adalah anggota dewan administratif.

Departemen bisnis. Departemen bisnis melakukan pembelian, sistem informasi, dan fungsi kontrol keuangan serta akuntansi dan fungsi keuangan, Pengendali, yang juga mengasumsikan tanggung jawab penuh untuk keuangan, memimpin departemen. Kepala pemegang buku melaporkan ke controller dan menghabiskan sekitar seperempat waktu untuk melaksanakan tanggung jawab operator sistem, termasuk tugas-tugas harian biasanya pengguna menjawab pertanyaan dan melakukan backup file untuk AS/400. Pengontrol juga bertanggung jawab untuk urusan rumah tangga dan pemeliharaan departemen. Tak satu pun dari departemen ini terikat ke dalam jaringan komputer.

Mengevaluasi sistem ini
Empat tahun setelah instalasi, Young berpikir bahwa sistem komputasi baru harus dievaluasi. Selama rapat staf pada November 2002. Young berkomentar bahwa ia berpikir desentralisasi secara luas untuk arsitektur IS, sehingga menjadi sekolah terdepan seperti Clarion. Dia memandang bahwa jaringan menjadi keuntungan CM (dimana sekolah ini menyediakan layanan lebih dibanding sekolah lain yang serupa). Young menyebutkan begitu bangga karena dewan direksi masih mau berbicara membahas mengenai sistem ini.

Setelah rapat staf, Young menghabiskan beberapa waktu untuk menentukan bagaimana ia bisa membuktikan bahwa sistem yang sekarang benar-benar menguntungkan bagi CM. Walaupun sistem jelas memiliki potensi besar, tapi pertanyaannya bagaimana cara menunjukkannya. Young menyadari bahwa ia menghadapi tantangan dalam meyakinkan bosnya akan perlunya perubahan dalam sistem yang sekarang. McHardy sendiri selalu ragu-ragu untuk memasukkan teknologi baru ke dalam pengelolaan sekolah. Bahkan Young pernah mendengar Mchardy menyebutkan bahwa teknologi komputer dan perlakuan terhadap anak (laki-laki) yang bermasalah dirasa tidak match/ sinkron.

15 rencana jangka panjang terbaru
Pada pertengahan Januari 2003, Young membentuk sistem informasi (IS) Task Force untuk membantu mengembangkan rencana IS jarak jauh. Selain Young enam anggota gugus tugas meliputi Christopher Larson, direktur untuk perawatan; Brian Thomas, asisten inspektur: Ann Lyman, pengawas Lara Kirk pelayanan sosial, pendidikan, pengawas dan Michael Todd, program supervisor. Seperti yang ditunjukkan pada bagan organisasi Exhibit 2, gugus tugas terdiri terutama dari tingkat departemen manajemen.
Pada pertemuan pertama, Young mendefinisikan tujuan tugas Angkatan IS untuk mengeksplorasi kebutuhan IS karyawan CM dan menentukan apa perangkat tambahan (jika ada) harus dilakukan terhadap AS / 400 sistem dan perangkat lunak sehingga memenuhi misi staf menjadi persyaratan penting. Pada pertemuan tersebut, Young menyatakan bahwa tanggung jawab gugus tugas memerlukan minimal komitmen waktu para staf. Dia mengatakan kepada kelompok untuk mendengarkan kebutuhan-kebutuhan yang tidak terpenuhi dari akar rumput.

Sebuah Penilaian IS
Pada pertemuan pertengahan Februari 2003, anggota Satuan Tugas IS tidak mengembangkan daftar kebutuhan baru. Sebaliknya, mereka melaporkan bahwa mereka telah menerima formulir masukan substansial informal staf yang menunjukkan sistem sekarang tidak memenuhi harapan hidup. Dalam upaya untuk mengidentifikasi akar penyebab kekecewaan tersebut, gugus tugas memutuskan untuk melakukan survei staf dengan tujuan pemahaman keluhan yang paling umum kurangnya komunikasi di seluruh organisasi dan kegagalan AS / 400 untuk memperbaiki situasi. Survei ini didistribusikan oleh Young selama bulan Maret 2003. Beberapa tanggapan belum diterima sampai hingga sebulan kemudian. Hasil survei diperlihatkan dalam Bagan 3.

Task Force Interview
Gugus tugas wawancara. Fokus dari gugus tugas wawancara (pribadi) membantu menentukan sikap staf Milwaukee Clarion. Misal, satu atau dua bulan pertama, seorang guru mengatakan ini hal besar kita menemukan ketersediaan PC tapi setelah itu, mereka menjadi begitu geram karena malas untuk menunggu sambungan. Lainnya menambahkan bahwa ketika mereka menemukan PC tersedia di pagi hari, katakanlah antara pukul delapan sampai sembilan, tapi ketika mereka mencoba log on, mendapati pesan bahwa sistem belum tersedia.

Memperoleh Bantuan luar.
Salah satu hasil penting dari penilaian satuan tugas survei dan wawancara individu adalah kesimpulan bahwa gugus tugas perencanaan tambahan bantuan yang diperlukan sebagai bentuk sumber objektif. Pada permintaan khusus dari gugus tugas, dewan direktur Clarion menyetujui pendanaan di akhir April 2003 bagi Young untuk menyewa sebuah perusahaan konsultan dalam membantu penilaian dan perrencanaan.

Waktu Keputusan
Cermati laporan bagan 5

Catatan : CSFB, MD berarti Clarion Sekolah for boys,inc Inc Milwaukee Division;
MD, berarti Milwaukee Division
CM, Clarion Milwaukee
CMD, Clarion Milwaukee Division

Submitted for my assignment Mr. Johan A, PAN Yogyakarta 16 November 2009